행정청이 서류의 생성·작성을 합리적으로 증명한 경우에는 명령과 무관한 폐기 경위를 기관이 증명해야 할 수 있습니다. 처분청의 근거와 기관의 반박자료를 나누어 빈 자료함 이상의 설명을 준비하는 방법입니다.
판례에서 출발한 쟁점별 절차 안내입니다. 원래 사건의 판단과 현재 사건에서 준비할 자료를 구분해 설명합니다.
행정청이 서류의 생성·작성을 합리적으로 증명한 경우에는 명령과 무관한 폐기 경위를 기관이 증명해야 할 수 있습니다. 처분청의 근거와 기관의 반박자료를 나누어 빈 자료함 이상의 설명을 준비하는 방법입니다.
2023두42904는 생성·작성의 합리적 증명 뒤 예외적 폐기 사정의 증명을 기관에 요구했습니다. 처분청의 모든 증명책임이 사라진다는 뜻은 아닙니다. 무엇이 어느 정도 확인되었고 기관이 어떤 예외적 사정을 주장하는지를 나누어 읽어야 해당 사건과 자신의 사건을 비교할 수 있습니다.
서류가 작성되었다는 근거가 기관의 과거 진술인지, 일부 제출본인지, 다른 장부와 업무 방식인지 확인합니다. 단순히 서류가 있을 것이라는 추측과 객관적 정황이 있는 경우는 구별해야 합니다. 처분서와 조사자료에서 실제 사용한 근거를 찾고 그 내용이 명령 대상 문서·기간과 일치하는지 살펴봅니다.
처음부터 작성하지 않았다는 주장과 작성했으나 없어졌다는 주장은 다릅니다. 전자의 경우 해당 업무가 어떤 방식으로 처리되었는지, 후자의 경우 보존과 소실 경위가 쟁점이 됩니다. 편의상 한 문장으로 없다고 답하기보다 문서 종류별 상태와 확인 근거를 구분하여 설명하는 것이 중요합니다.
대상기간 앞뒤의 자료가 남아 있거나 같은 형식의 문서가 다른 달에도 있다면 전체 작성 여부에 관한 정황이 될 수 있습니다. 반대로 작성 방식이 바뀐 시점이 확인되면 그 차이를 설명해야 합니다. 일부 자료를 제출했다는 사실 자체를 유불리로 단정하지 말고 문서가 생성되는 업무 흐름과 연결하여 검토합니다.
폐기 대장, 시스템 이전 기록, 보관 장소의 사고 자료, 작업 로그 등 당시 기록을 우선 확보합니다. 나중에 작성한 설명서는 필요한 자료일 수 있지만 당시 객관적 기록을 대체한다고 보기 어렵습니다. 경위를 아는 직원이 퇴사했다면 남아 있는 인수인계 자료와 업무 기록부터 확인하고 기억의 한계를 분명히 표시합니다.
일부 자료를 제출하면서 나머지는 전혀 생성하지 않았다고 설명하는 등 기록 사이에 차이가 있다면 이유를 먼저 확인합니다. 숫자 불일치가 집계 기준의 차이인지 누락인지도 대조합니다. 모순을 숨기거나 답변을 통일하기보다 실제 자료가 달라진 이유와 확인되지 않은 지점을 설명해야 합니다.
쟁점, 처분청 근거, 기관 의견, 대응 증거, 추가 확인 사항을 한 행으로 연결합니다. 자료마다 무엇을 증명할 수 있고 무엇은 증명하지 못하는지 적으면 과도한 주장을 줄일 수 있습니다. 예를 들어 현재 검색 결과는 현재 부재를 보여 줄 수 있지만 과거 폐기 시점까지 곧바로 증명하지는 않는다는 식으로 한계를 표시합니다.
자료 보유 여부를 확인 중이라면 검색한 범위와 추가 확인 계획을 성실하게 회신합니다. 이유 없는 침묵이나 단순 거부와 구별할 수 있는 기록이 필요합니다. 다만 제출·회신 일정이 자동 연장된다고 생각하지 말고 기관과 확인해야 합니다. 증명책임에 관한 법리 주장은 사실 확인과 적법한 명령 대응을 대신하지 않습니다.
지수행정사사무소 · 대표 행정사 강일우. 처분명·통지일·현재 진행 단계를 정리한 뒤 가능한 업무 범위를 확인하세요.
서류 작성·제출 지원은 법령상 허용 범위에서 진행합니다. 심판 대리와 법원 소송대리는 별도이며 결과를 보장하지 않습니다.
현재 없다는 설명과 왜 없어졌는지의 증명은 다릅니다. 작성·보존·소실 경위와 제출명령 관련성을 뒷받침하는 자료를 검토해야 합니다.
그렇게 해석해서는 안 됩니다. 판결은 일정한 증명이 있는 경우 기관이 주장하는 예외 사정을 증명해야 할 수 있다고 보았습니다.